Hàm VLOOKUP là hàm dò tìm theo cột, sẽ trả về giá trị của một ô nằm trên một cột nào đó nếu thỏa mãn điều kiện dò tìm.
Cú pháp hàm: VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, option_lookup).
- Lookup_value: là giá trị dùng để dò tìm, giá trị này sẽ được dò tìm trong cột đầu tiên của bảng dữ liệu dò tìm. Giá trị dò tìm có thể là một số, một chuỗi, một công thức trả về giá trị hay một tham chiếu đến một ô nào đó dùng làm giá trị dò tìm.
-Table_array: là bảng dùng để dò tìm, bảng dò tìm có thể là tham chiếu đến một vùng nào đó hay Name trả về vùng dò tìm. Bảng dò tìm gồm có Rj hàng và Ci cột (I,j >=1), trong đó cột thứ nhất của bảng dò tìm sẽ được dùng để dò tìm (thường chuyển về địa chỉ tuyệt đối bằng cách nhấn F4 để cố định vùng dò tìm, vùng dò tìm này phải bao các giá trị cần trả về, vùng dò được bắt đầu tại cột có giá trị dò tìm).
- Col_index_num: là số thứ tự của cột (tính từ trái qua phải) trong bảng dò tìm chứa giá trị mà ta muốn trả về. Col_index_num phải >=1 và <= số cột lớn nhất có trong bảng dò tìm, ngược lại hàm sẽ trả về #VALUE! hoặc #REF (số thứ tự này được xác định trong vùng dò tìm). Ví dụ vùng dò tìm C2:F10 nếu muốn giá trị trả về là cột C thì đánh 1, D đánh 2...nhưng không được vượt qua vùng dò tìm như trong ví dụ này không được vượt quá 4).
- Option_lookup: là tùy chọn xác định kiểu dò tìm, có 2 kiểu dò tìm:
True hoặc 1 hoặc để trống: là kiểu dò tìm tương đối, hàm sẽ lấy giá trị đầu tiên mà nó tìm được trên cột đầu tiên trong bảng dò tìm. Trong trường hợp tìm không thấy, nó sẽ lấy giá trị lớn nhất mà có giá trị nhỏ hơn giá trị dò tìm.
False hoặc 0: là kiểu dò tìm chính xác, hàm sẽ lấy giá trị đầu tiên mà nó tìm được trên cột đầu tiên trong bảng dò tìm. Trong trường hợp tìm không thấy, hàm sẽ trả về #N/A.
Trong những năm gần đây, việc chuyển các khoản thanh toán của cá nhân cho cán bộ, giáo viên nhà trường được thực hiện thông qua tài khoản cá nhân của Ngân hàng BIDV tỉnh Lào Cai. Một trong những khó khăn khi xây dựng bảng thanh toán để chuyển tiền cho cá nhân là việc nhập các trường dữ liệu “họ và tên” và trường “số tài khoản”, trong đó việc nhập số tài khoản rất quan trọng đòi hỏi cẩn thận và không được sai sót. Cách làm thông thường là copy dữ liệu từ bảng dữ liệu gốc cách này đảm bảo chính xác nhưng thao tác mất nhiều thời gian. Để khắc phục nhược điểm trên, cán bộ phòng Tài vụ đã nghiên cứu và ứng dụng hàm VLOOKUP trong việc xây dựng dữ liệu gốc về họ tên cán bộ và số tài khoản, sau đó lập bảng mẫu thanh toán chuyển khoản, từ đây khi lập bảng thanh toán sẽ thuận lợi và nhanh chóng, kế toán viên chỉ cần nhập số thứ tự đã được mã hóa về người được thanh toán, ngay lập tức cột họ và tên và số tài khoản sẽ được điền chính xác vào mẫu bảng thanh toán. Như vậy kế toán viên có thể lập bảng rất nhanh và chính xác, khối lượng công việc được đơn giản hóa rất nhiều.
Với kinh nghiệm sử dụng hàm VLOOKUP, chúng tôi nhận thấy đây là hàm hay có thể dùng và ứng dụng trong nhiều lĩnh vực như: Quản lý học sinh sinh viên; tổ chức cán bộ, đào tạo…giúp người sử dụng có thể chắt lọc các trường dữ liệu theo nhiều dạng khác nhau từ bảng số liệu gốc. Chúng tôi rất mong cán bộ giáo viên nhà trường tìm hiểu và ứng dụng hàm VLOOUP hữu ích này trong công tác chuyên môn.
